Polityka prywatności i informacja RODO

Wersja dokumentu: 1.0 · Ostatnia aktualizacja: 19.08.2026

Ta strona wyjaśnia, kto i po co przetwarza dane osobowe podane w serwisie Song About U, jak długo je przechowujemy i z jakich praw możesz skorzystać. Dokument stanowi jednocześnie spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO — rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem, który decyduje o tym, po co i w jaki sposób są one przetwarzane, jest Song About U.

2. Kontakt w sprawie danych

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych — pytania, wnioski, skargi — napisz na adres podany na stronie kontaktowej albo skorzystaj z formularza wniosku RODO na dole tej strony.

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych: , kontakt: .

3. Jakie dane zbieramy

3.1. Formularz zamówienia piosenki

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu.
• Dane zamówienia: wybrany pakiet i jego cena, okazja, gatunek muzyczny, termin realizacji, oczekiwane emocje.
• Treści opisowe: opis osoby, dla której powstaje piosenka, wspomnienia, cechy charakteru, elementy, które mają znaleźć się w tekście, oraz dodatkowe uwagi. Te pola wypełniasz swobodnie — nie podawaj w nich danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), takich jak informacje o zdrowiu, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych czy orientacji seksualnej, jeżeli nie są niezbędne do napisania utworu.
• Zgody: treść i data złożonych oświadczeń oraz wersja polityki prywatności, którą wtedy obowiązywała — potrzebujemy tego, aby móc wykazać, na co dokładnie wyraziłaś/eś zgodę (art. 7 ust. 1 RODO).

3.2. Dane techniczne

• Skrócony adres IP zapisywany razem ze zgodą przy zamówieniu i przy wniosku RODO. Adres jest skracany (ostatni oktet zastępujemy zerem, np. 192.168.10.0), więc nie pozwala ustalić pojedynczego urządzenia — jest wyłącznie dowodem okoliczności złożenia oświadczenia.
• Rejestr operacji administracyjnych — zapis tego, kiedy i jaka operacja na danych została wykonana w panelu administracyjnym. Służy wyłącznie rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) i przechowujemy go maksymalnie 12 miesięcy.
• Logi techniczne serwisu — zapis żądań kierowanych do serwisu (data, metoda, ścieżka bez parametrów, kod odpowiedzi, czas obsługi) oraz błędów, jakie wystąpiły. Adres IP zapisujemy w nich wyłącznie w postaci skróconej, a adresy e-mail pojawiające się w treści komunikatów o błędach maskujemy automatycznie. Logi służą utrzymaniu bezpieczeństwa i sprawności usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i przechowujemy je maksymalnie 30 dni.
• Zgłoszenia błędów z przeglądarki — gdy strona nie działa poprawnie, przeglądarka przesyła nam treść komunikatu o błędzie, miejsce jego wystąpienia w kodzie, adres podstrony (bez parametrów) oraz nazwę i wersję przeglądarki. Nie przesyłamy w ten sposób żadnych danych wpisanych przez Ciebie w formularzu. Zgłoszenia trafiają do tych samych logów i podlegają temu samemu 30-dniowemu okresowi przechowywania.
• Standardowe logi serwera prowadzone przez dostawcę hostingu w celu utrzymania bezpieczeństwa usługi.

3.3. Przykładowe utwory publikowane w serwisie

W sekcji „Przykłady" na stronie głównej publikujemy fragmenty utworów wraz z opisem i okładką. Utwór powstały na zamówienie publikujemy wyłącznie za zgodą osoby zamawiającej (a gdy piosenka dotyczy innej osoby — również za jej zgodą). Zgodę odnotowujemy razem z plikiem: od kogo pochodzi i kiedy została udzielona. Zgodę można wycofać w każdej chwili — wtedy niezwłocznie usuwamy nagranie i okładkę z serwisu. Jeżeli rozpoznajesz siebie w którymkolwiek z przykładów, napisz do nas, a usuniemy go bez pytania o powód.

3.4. Gotowy utwór i link do pobrania

Gotowe nagranie przechowujemy razem z Twoim zamówieniem i udostępniamy Ci je pod prywatnym linkiem, który wysyłamy na podany przez Ciebie adres e-mail. Link zawiera losowy, trudny do odgadnięcia identyfikator i jest jedyną drogą do pliku — nagranie nie jest publicznie dostępne w serwisie ani wyszukiwalne. Odnotowujemy datę przekazania utworu oraz to, czy i kiedy plik został pobrany; służy to wyłącznie potwierdzeniu, że zamówienie zostało zrealizowane.

Ponieważ do pobrania wystarczy sam link, nie przekazuj go osobom, którym nie chcesz udostępnić utworu — a jeżeli link trafił w niepowołane ręce, napisz do nas: unieważnimy go od razu. Zalecamy zapisanie pliku na własnym urządzeniu, ponieważ link przestaje działać wraz z usunięciem danych zamówienia.

3.5. Korespondencja

Jeżeli napiszesz do nas e-mail, przetwarzamy treść wiadomości, adres nadawcy i datę korespondencji — po to, aby udzielić odpowiedzi i udokumentować przebieg sprawy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane zamówienia przechowujemy przez 3 lata (1095 dni) od jego złożenia. Po tym czasie usuwamy z zamówienia wszystkie dane osobowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon, opisy) — zostaje wyłącznie anonimowy rekord statystyczny bez możliwości powiązania go z jakąkolwiek osobą. Robi to cykliczny, zautomatyzowany przegląd danych (standardowo uruchamiany raz na dobę).

Wyjątkiem są dane objęte ograniczeniem przetwarzania (art. 18 RODO): jeżeli zażądasz zamrożenia swoich danych, przechowujemy je do czasu rozstrzygnięcia sprawy — także wtedy, gdy upłynął już zwykły okres przechowywania — ale ich nie wykorzystujemy. Usunięcie zamrożonych danych byłoby bowiem takim samym przetwarzaniem jak każde inne.

Razem z danymi zamówienia usuwamy plik z gotowym utworem, a link do pobrania przestaje działać. Dzieje się to zarówno po upływie okresu przechowywania, jak i wtedy, gdy zażądasz usunięcia swoich danych wcześniej.

Dane, które musimy zachować dłużej ze względu na przepisy podatkowe (dokumenty księgowe), przechowujemy przez okres wymagany tymi przepisami, niezależnie od powyższego terminu.

6. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom. Dane mogą trafiać wyłącznie do:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej, na której działa serwis (podmiot przetwarzający — na podstawie umowy powierzenia, art. 28 RODO);
• dostawcy poczty elektronicznej, za pośrednictwem którego wysyłamy potwierdzenia zamówień i odpowiadamy na wiadomości;
• biura rachunkowego obsługującego rozliczenia oraz doradców prawnych, jeżeli okaże się to konieczne;
• organów publicznych, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Odrębną kategorią są przykładowe utwory (punkt 3.3): opublikowane w serwisie nagranie i okładka są dostępne publicznie dla każdego odwiedzającego — dlatego publikujemy je wyłącznie za zgodą, którą można wycofać.

Strona nie ładuje żadnych zasobów z serwerów zewnętrznych — czcionki, style, skrypty i pliki audio pochodzą wyłącznie z naszego serwera. Samo otwarcie strony nie przekazuje więc Twojego adresu IP do żadnej firmy trzeciej, w tym do dostawców czcionek czy sieci CDN.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane pozostają w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Wyjątkiem może być korzystanie z poczty elektronicznej u dostawcy powiązanego z podmiotem spoza EOG. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony (Data Privacy Framework). Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na nasz adres kontaktowy.

8. Dane osoby, o której jest piosenka

W formularzu opisujesz zwykle inną osobę — bliską, obdarowywaną. Jej dane (imię, opis, wspomnienia) otrzymujemy od Ciebie, a nie bezpośrednio od niej, dlatego stosujemy do nich art. 14 RODO:

• przetwarzamy je wyłącznie po to, żeby napisać i przekazać zamówiony utwór;
• podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes oraz interes zamawiającego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• przechowujemy je dokładnie tak długo jak samo zamówienie i usuwamy razem z nim;
• osobie tej przysługują wszystkie prawa opisane w punkcie 9 — może się z nami skontaktować bezpośrednio.

Składając zamówienie, oświadczasz, że możesz przekazać nam te dane i że poinformujesz tę osobę o ich przekazaniu — najpóźniej wtedy, gdy wręczysz jej piosenkę.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO), o ile nie mamy obowiązku ich zachować, np. na potrzeby rozliczeń podatkowych;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przeniesienia danych do innego administratora w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO) — udostępniamy plik JSON;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania (art. 7 ust. 3 RODO).

Wniosek złożysz przez formularz na dole tej strony albo e-mailem. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku; w sprawach szczególnie skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — poinformujemy Cię wtedy o przyczynach. Realizacja wniosku jest bezpłatna. Zanim przekażemy lub usuniemy dane, możemy poprosić o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość — po to, aby nie ujawnić danych osobie nieuprawnionej (art. 12 ust. 6 RODO).

10. Skarga do Prezesa UODO

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone w formularzu gwiazdką są niezbędne do przyjęcia i realizacji zamówienia — bez nich nie jesteśmy w stanie przygotować piosenki ani się z Tobą skontaktować. Numer telefonu i zgoda marketingowa są w pełni opcjonalne, a ich brak nie wpływa na realizację zamówienia.

12. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie profilujemy użytkowników i nie podejmujemy wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na sytuację danej osoby (art. 22 RODO).

13. Bezpieczeństwo danych

• transmisja danych między przeglądarką a serwerem odbywa się po szyfrowanym połączeniu HTTPS, a poczta wychodząca wysyłana jest wyłącznie z wymuszonym szyfrowaniem TLS;
• dostęp do panelu z zamówieniami chroni klucz administratora, a próby jego odgadnięcia ogranicza limit zapytań;
• każda operacja na danych osobowych wykonana w panelu zapisywana jest w rejestrze operacji;
• zbieramy tylko te dane, które są potrzebne (minimalizacja), a adresy IP skracamy przed zapisem;
• wszystkie zasoby strony (czcionki, style, skrypty) serwujemy z własnego serwera, dzięki czemu przeglądarka nie łączy się z żadną firmą trzecią;
• dane, których okres przechowywania upłynął, usuwane są automatycznie.

14. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Serwis nie korzysta z ciasteczek reklamowych ani z narzędzi analitycznych. Zapisujemy w przeglądarce wyłącznie dane niezbędne do działania strony:

Kategorie „statystyczne" i „marketingowe" w oknie zgody są domyślnie wyłączone i pozostaną nieaktywne dopóki nie wyrazisz na nie zgody — dzięki temu, jeśli w przyszłości dodamy narzędzie analityczne, uruchomi się ono wyłącznie za Twoją zgodą. Swój wybór możesz zmienić w każdej chwili: otwórz ustawienia cookies.

15. Zmiany polityki prywatności

Jeżeli zmienimy zakres lub cele przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i podniesiemy numer jego wersji. Wersja polityki obowiązująca w chwili składania zamówienia zapisywana jest razem z Twoją zgodą, więc zawsze wiadomo, na jaką treść wyraziłaś/eś zgodę.

Historia zmian

• 1.0 (19.08.2026) — pierwsza wersja polityki.
• 1.1 (21.08.2026) — opisanie logów technicznych serwisu i ich 30-dniowego okresu przechowywania (sekcja 3.2).
• 1.2 (21.08.2026) — przekazywanie gotowego utworu pod prywatnym linkiem: nowa sekcja 3.4 i uzupełnienie sekcji 5 o usuwanie pliku razem z zamówieniem.

16. Formularz wniosku RODO

Skorzystaj z formularza, aby zażądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, wnieść sprzeciw albo cofnąć zgodę. Wniosek trafia bezpośrednio do administratora danych — na podany adres e-mail wyślemy potwierdzenie przyjęcia.